Diese Daten beschreiben die Schulsituation beispielsweise hinsichtlich der Zahl der Schülerinnen und Schüler, der Zahl und Art der Klassen, der Anzahl der Lehrerinnen und Lehrer oder der Ausbildungsberufe (Berufskollegs). Sie sind Grundlage z.B. für die Berechnung der Personalausstattung an den Schulen oder für die finanzielle Ausstattung der Schulen.

Die amtlichen Schuldaten werden von den Bonner Schulen elektronisch direkt an den Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW) in Düsseldorf übermittelt, wo sie gesammelt und zusammengefasst werden.

Das Schulamt der Stadt Bonn erstellt aus diesen Daten die verschiedensten Auswertungen, die jeweils bestimmte Aspekte und deren Entwicklung verdichtet darstellen. Zum Stichtag 15. Oktober werden jährlich die amtlichen Schuldaten erhoben.